7 Stappen: En Micro Management Verdwijnt…
Als Sneeuw Voor De Zon!
In mijn praktijk kom ik regelmatig in aanraking met professionals die het niet meer zien zitten bij de organisatie waar ze hun ziel en zaligheid aan gegeven hebben. Meestal is het de managementstijl van hun leidinggevende die als aanleiding wordt benoemd.
Als manager heb je ongetwijfeld de beste bedoelingen voor je bedrijf en je medewerkers. Maar soms kunnen deze bedoelingen zich vertalen in een behoorlijk ineffectieve werkwijze.
In deze PowerBlog behandelen we er één. Laten we het ‘ns hebben over het fenomeen overmatige controle en micromanagement van je teamleden, met alle nadelige gevolgen van dien.
Marjolein, Professional.
Marjolein is een bijzonder hardwerkend en zeer getalenteerde professional. Ze is op de koop toe in hart en nieren gedreven en voert haar taken uit alsof ze de organisatiedoelen zelf bedacht heeft. Haar doelstellingen zou ze om eerlijk te zijn liever gisteren dan vandaag gerealiseerd willen hebben.
Maar… Marjoleins leidinggevende Antoinette schijnt – bewust of onbewust – gek te zijn op, ja daar komt ‘ie…. micromanagement. Marjolein wordt naar haar gevoel continu gecontroleerd. Elk minuscuul detail van Marjoleins werk wordt aan een kritische noot onderworpen. Marjolein kreeg al weinig en tegenwoordig zelfs helemaal geen ruimte meer om zélf beslissingen te nemen of haar eigen creativiteit toe te passen.
Na verloop van tijd begint Marjolein zich begrijpelijkerwijs niet alleen steeds ontevredener te voelen over haar werk, maar één en ander leidt niet veel later tot een behoorlijk benarde situatie, waarbij je Marjolein zichzelf bijna letterlijk met haar ziel onder de arm door het leven ziet slepen.
Ze voelt zich niet gewaardeerd en ervaart dat haar talenten onderbenut worden. Ze heeft het gevoel dat ze in een keurslijf wordt gedwongen en dat er al helemaal geen sprake is van ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Dit leidt onvermijdelijk tot een gebrek aan motivatie en een verminderde productiviteit, wat op haar beurt weer leidt tot een nóg strakkere controles… De situatie is dusdanig verslechterd, dat Marjolein zich enige tijd geleden heeft ziekgemeld…
Antoinette, Leidinggevende.
Leidinggevende Antoinette bleek al net zo gedreven te zijn als Marjolein, maar had het gevoel dat er niet genoeg vooruitgang werd geboekt, waardoor ze zich steeds meer zorgen begon te maken over allerlei deadlines en besloot om zélf operationeel te worden, oftewel: óók te gaan participeren op de werkvloer. Ze wilde er zeker van zijn dat alles op tijd af was en dat er geen fouten werden gemaakt. Vanuit haar behoefte om nauwer toezicht te kunnen houden op haar team, begon zij steeds meer details te checken en controleerde zij ook bijvoorbeeld of minder belangrijke documenten correct waren ingevuld en begon zij daarbij steeds vaker updates te verwachten van haar team.
Hoewel zij zich aanvankelijk opgelucht voelde dat – met haar als extra medewerker – alles meer op schema leek te zijn, begonnen haar medewerkers zich steeds gestresster en ongemakkelijker te voelen. Ze kregen het gevoel dat Antoinette hen niet vertrouwde en dat hen geen eigen verantwoordelijkheden werden gegund.
Geen Tijd Te Verliezen!
We hadden geen tijd te verliezen: de confrontatie moest worden aangegaan, zowel in het belang van Marjolein als van de organisatie vertegenwoordigd door Antoinette.
Uit de gesprekken kwam onder meer naar voren dat de reden voor Antoinettes micromanagement lag in het feit dat zij weliswaar leidinggevende was, maar het operationele werk wederom al dan niet bewust eigenlijk veel leuker vond dan haar managementtaken. Haar hiërarchisch hogere functie gaf haar ook een mate van zelfverzekerdheid die dusdanig doorsloeg, dat zij er steeds meer van overtuigd raken dat alleen zij het werk naar haar maatstaven zou kunnen uitvoeren in plaats van haar teamleden.
Deze gedachtegang – het gevoel had dat haar team niet zo competent was als zijzelf – zorgde ervoor dat Antoinette bang was dat als ze niet constant bovenop hun werk zat, ze allerlei fouten zouden maken. Ze ging er vanuit dat haar team niet in staat was om dingen op tijd af te krijgen zonder haar hulp, lees: controle. Dit leidde tot een situatie waarin ze elk detail van hun werk begon te controleren en hun eigen mening vaak ter discussie stelde, wat uiteindelijk een negatief invloed had op het vertrouwen en de motivatie van haar teamleden.
7 Stappen Die De Zon Weer Laten Doorbreken!
Micromanagement kan dus worden veroorzaakt door een gebrek aan vertrouwen en de idee dat de leidinggevende de enige is die het werk goed zou kunnen uitvoeren en een verlangen om de situatie te beheersen. Het is belangrijk dat leidinggevenden zich bewust zijn van deze neiging en proberen deze zoveel mogelijk te vermijden om een gezonde en productieve werkomgeving te creëren. Interventie van onze kant heeft ertoe bijgedragen dat het team weer draait als een zonnetje!
Hoe gingen we te werk in een situatie waarin de ene medewerker nog meer te lijden heeft onder micromanagement dan de ander? Het verliep als volgt:
1. We identificeerden het probleem: Als manager is het belangrijk om te begrijpen dat overmatige controle niet alleen ongelukkig personeel kan veroorzaken, maar ook kan leiden tot slechtere resultaten en een lagere moraal.
Erken het probleem van je medewerker(s). Over het algemeen gaat het om gevoelens van frustratie, demotivatie, een gebrek aan autonomie enzovoort.
2. We gingen het gesprek aan: Bij een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker is het van essentieel belang dat beide partijen het gesprek met een open houding ingaan. In het gesprek kunnen beide partijen hun standpunten en gevoelens delen. De leidinggevende kan bijvoorbeeld uitleggen waarom hij of zij op een bepaalde wijze handelt, terwijl de medewerker kan vertellen hoe hij of zij zich voelt bij deze manier van werken.
3. We zochten naar oplossingen: Na het bespreken van de problemen is het tijd om naar oplossingen te zoeken. In dit geval richt de leidinggevende zich op minder micro managen, terwijl de medewerker meer verantwoordelijkheid en autonomie krijgt. Geef je medewerkers de ruimte om hun eigen beslissingen te nemen en hun eigen creativiteit toe te passen om de mate van betrokkenheid van medewerkers te vergroten en waarna hun motivatie en productiviteit hoger wordt. Geef feedback en begeleiding waar nodig, laat je medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en geef hen de middelen en ondersteuning die ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Maar vermijdt, koste wat kost, dat je medewerkers het gevoel bekruipt dat je achter hun toetsenbord aan het meekijken bent.
Benadruk ook het belang van persoonlijke groei en ontwikkeling. Geef je mede- werkers de kans om nieuwe vaardigheden te leren en hun talenten te benutten, zodat ze zich kunnen ontwikkelen en groeien binnen het bedrijf. Geef je medewerkers de erkenning en waardering die ze verdienen. Laat hen weten dat hun inzet en harde werk worden gewaardeerd en dat ze belangrijk zijn voor het succes van het bedrijf.
4. We maakten afspraken: Maak duidelijke afspraken over de nieuwe manier van werken. Hierbij is het van belang dat beide partijen een goed gevoel hebben bij de gemaakte afspraken.
Stel duidelijke doelen en verwachtingen voor het hele team. Dit kan helpen om de focus van het team te behouden en kan voorkomen dat individuele medewerkers zich verloren of onzeker voelen.
5. Monitor de voortgang: Houd regelmatig contact met de medewerker om te zien hoe de nieuwe manier van werken bevalt. Indien nodig kunnen er aanpassingen worden gemaakt. Schakel ons in voor Team Performance. (Mail ons: info@aanzetamsterdam.nl)
6. Zoom in op de verschillende talenten waar je medewerkers én jijzelf over beschikken om vervolgens veel effectiever te kunnen samenwerken! Een geweldig hulpmiddel bespreken wij in onze PowerBlog ‘4 AanZet Loopbaan Powertests Uitgelicht’ waar we je meer vertellen over de meest gebruikte Loopbaan PowerTests.
7. Vier je teamsuccessen! Neem vooral ook tussentijdse prestaties serieus die gevierd mogen worden, zodat er tijdens het proces een stevige band ontstaat tussen zowel het team onderling en tussen het team en jóu! En onderschat vooral de voorpret niet! Uiteraard organiseer je aan het eind van het project of het jaar een knalfuif. Ook hier hebben wij uitgebreide ervaring mee in samenwerking met Bureau Amadeus. Ga voor de voorpret en mail ons om inspiratie op te doen! 😉
Door het hanteren van een open en constructieve communicatie en het gezamenlijk zoeken naar oplossingen, kan er een situatie ontstaan waarin zowel de leidinggevende als de medewerker tevreden zijn met de manier van werken!
Als je als manager de neiging hebt om te veel controle uit te oefenen op je teamleden, probeer bovenstaande dan toe te passen om ervoor te zorgen dat je medewerkers gelukkig en gemotiveerd blijven. Onthoud dat het loslaten van controle niet betekent dat je minder betrokken bent.
Het proces gaat je helpen om tot een gezamenlijke oplossing te komen waar het hele team van gaat profiteren.
Suc7!
Kom In Actie & Ga Ervoor!
Combineer de kennis en kunde die wij je aanbieden met klinkklaar resultaat. Zet woorden om in daden: alles draait om actie. Zwemmen heb je vast en zeker ook niet geleerd door een zweminstructieboek te lezen?
Hoe kom je nou écht in actie? Simpel: mail even de titel ‘PowerTeam Performance’ naar info@aanzetamsterdam.nl
Je ontvangt dan ons PowerProgramma.
Ben je in actie gekomen? Geweldig! Voor je het weet is je team veranderd in een PowerTeam!
Op Jullie Onweerstaanbare Succes!